Privacyverklaring

Privacyverklaring Oosterpoort
Februari 2023

Oosterpoort hecht er groot belang aan alle werkzaamheden uit te voeren conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Persoonlijke gegevens worden met zorg behandeld en beveiligd. De onderstaande tekst legt uit welke persoonsgegevens Oosterpoort verwerkt, met welk doel en welke rechten jij hierop hebt. Lees daarom deze tekst goed door. Mocht je nog vragen hebben dan kun je altijd contact met ons opnemen.

Deze privacyverklaring is van:

Stichting Oosterpoort
Kamperfoeliestraat 60
5342 CX Oss
​KvK 17110624

De functionaris voor gegevensbescherming is te bereiken via e-mail: info@oosterpoort.org.

Mocht je specifieke vragen hebben over je eigen gegevens dan kun je contact opnemen met jouw contactpersoon binnen Oosterpoort.

Welke persoonsgegevens verwerken we en met welk doel?

We verwerken alleen die gegevens die we nodig hebben om ons werk goed te kunnen doen. Of wanneer een wet ons verplicht de gegevens te verwerken. Of wanneer we hiervoor toestemming van jou hebben gekregen. We gebruiken de gegevens vervolgens alleen voor het doel in kwestie en doen er verder niets anders mee. In het kort gaat het om de volgende doelen en gegevens:

• Bieden van hulp en zorg

We bewaren de persoonlijke gegevens van onze cliënten en hun ouders of opvoeders in een (elektronisch) dossier. Dit dossier gebruiken wij om onze cliënten passende en kwalitatief goede hulp en zorg te kunnen bieden. We zijn wettelijk verplicht dossiers voor onze cliënten te onderhouden.

Zo’n dossier bevat van de cliënt onder andere Burgerservicenummer, naam en adresgegevens, persoonlijke eigenschappen en medische gegevens. Daarnaast kan een dossier beeldmateriaal bevatten ter ondersteuning van de hulpverlening. Voor dit laatste vragen we specifiek toestemming.

We ontvangen de meeste gegevens van de cliënt zelf. Ook kunnen wij gegevens ontvangen van de overheid, gemeentes of andere Jeugdzorg instellingen.

We bewaren deze gegevens niet langer dan wettelijk verplicht. In het geval van Oosterpoort, vanuit de Jeugdwet, is dat 20 jaar.

• Verstrekken van informatie

Wanneer iemand contact met ons opneemt voor vragen dan bewaren wij de gegevens zodat we later bij die persoon terug kunnen komen met antwoorden. Dit kan bijvoorbeeld door het contactformulier op deze website te gebruiken of ons te bellen. De gegevens bevatten onder andere naam, e-mailadres en/of telefoonnummer.

Als iemand zich opgeeft voor onze (digitale) nieuwsbrief dan hebben we de gegevens nodig voor het versturen van de nieuwsbrief. We verwerken dan zijn of haar naam en e-mailadres.

In sommige gevallen gebruiken we beeldmateriaal en persoonlijke ervaringen van cliënten en medewerkers ter promotie van onze werkzaamheden. In al deze gevallen vragen we vooraf schriftelijk toestemming voor het mogen verwerken van je gegevens voor het doel in kwestie. Je mag je toestemming altijd later weer intrekken als je dat wilt. We bewaren deze gegevens niet langer dan dat we ze nodig hebben voor het doel in kwestie.

• Handhaven van een veilige (werk-) omgeving

In sommige gevallen leggen we ook camerabeelden vast via bewakingscamera’s. Dit doen we voor de veiligheid van onze cliënten en van onze medewerkers.
We bewaren deze beelden niet langer dan dat we ze nodig hebben voor het doel in kwestie.

• Ter verbetering van onze website

Deze website maakt gebruik van cookies zodat we de werking van de website kunnen verbeteren. Meer over cookies vind je in ons cookiebeleid. Dit beleid is terug te vinden onderaan de homepagina www.oosterpoort.org.

Welke rechten heb je?

Je hebt het recht om je eigen persoonsgegevens in te zien en indien je van mening bent dat de gegevens niet correct zijn een eigen verklaring aan het dossier toe te laten voegen. Deze inzage in het dossier kan worden beperkt als daardoor de privacy van een ander wordt geschaad, of als door de inzage niet meer sprake is van verantwoorde hulpverlening.

Wij verstrekken alleen gegevens over jou aan een ander als jij daarvoor schriftelijk toestemming hebt gegeven. Wanneer jij die toestemming hebt gegeven dan blijf je het recht behouden om deze toestemming weer in te trekken.

Tevens heb je het recht om te verzoeken (een deel van) het dossier te vernietigen. Wij kunnen dit verzoek weigeren, als de informatie die je wil vernietigen van groot belang is voor een ander.

Je kunt een verzoek tot uitoefening van je recht(en) zoals een inzageverzoek of verzoek tot (gedeeltelijke) vernietiging sturen naar je contactpersoon binnen Oosterpoort. Je kunt via dit formulier je dossier opvragen. Probeer het verzoek zo specifiek mogelijk te beschrijven, zodat wij zo goed mogelijk in staat zijn daaraan gehoor te geven. Wij zullen zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op je verzoek reageren. Mocht blijken dat we niet aan je verzoeken kunnen of mogen voldoen dan geven we je daarover uitleg.

Ben je jonger dan 16 jaar?

Wanneer we toestemming nodig hebben voor het verwerken van persoonsgegevens van iemand die jonger is dan 16 jaar, dan moeten we toestemming krijgen van zijn of haar ouders of wettelijke vertegenwoordigers. Zij mogen ook namens de jongere zijn of haar rechten uitoefenen.

Hoe beveiligen we je gegevens?

We zetten allerlei verschillende maatregelen in om jouw gegevens zo goed mogelijk te beschermen. Dit kunnen bijvoorbeeld fysieke, technische of organisatorische maatregelen zijn. We controleren ook regelmatig of deze maatregelen nog goed werken. Dit alles doen we door de regels uit de NEN7510 norm te volgen. Deze norm is speciaal opgesteld om gegevens in de zorg te beveiligen.

We eisen dit zelfde beveiligingsniveau van onze leveranciers wanneer wij bijvoorbeeld een dienst van hun afnemen of wanneer zij voor ons computersystemen beheren.

Delen we jouw persoonsgegevens met anderen?

We wisselen je gegevens alleen uit met andere organisaties als we hiertoe wettelijk verplicht zijn of wanneer wij hiervoor toestemming hebben gekregen van je ouders of wettelijke vertegenwoordigers.

Wanneer wij andere organisaties hebben gevraagd om voor ons (een deel van) de verwerking uit te voeren dan hebben wij daarmee een verwerkersovereenkomst afgesloten. We zorgen ervoor dat zij net zo zorgvuldig met de gegevens omgaan als wij. Wij blijven verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens.

Heb je een klacht over verwerking persoonsgegevens?

Indien je niet tevreden bent over de verwerking van je persoonsgegevens dan kun je contact opnemen met je contactpersoon bij Oosterpoort. Daarnaast kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens indien je een klacht hebt met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens door Oosterpoort. Je vindt de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens op hun website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 21 februari 2023.